O Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) padronizará os processos tributários para facilitar o cruzamento de informações entre os Fiscos municipais, estaduais e da União.

 

Para muitos empresários, o Sped Fiscal – sistema de escrituração digital de documentos exigida pelo fisco – é um assunto complexo e que compete somente aos profissionais de contabilidade. No entanto, a responsabilidade pela geração e envio das informações começa na empresa que, necessariamente, deverá estar capacitada para esse processo.

Para entender o impacto que o Sped terá nas rotinas das empresas, o especialista em processos gerencias, Anderson Leonardo, dá a fórmula: “O Sped  funciona como um auditor permanente dentro do estabelecimento”. Mas, esclarece que, além da exigência, a tecnologia utilizada nos processos pode ser uma ferramenta a favor das empresas para melhorar a qualidade na gestão de controles de estoques, e de compra e venda, por exemplo.

Durante o curso “Sped Fiscal nos Postos de Combustíveis”, promovido pelo Sindicomb e Sescon da Grande Florianópolis, Anderson Leonardo explicou algumas mudanças que a escrituração digital trará aos postos de serviço. Antes as empresas separavam os documentos fiscais de entrada e saída em papel e enviavam para o contador, que organizava e encaminhava para o fisco. Com o Sped, as informações são geradas diariamente, de forma digital no próprio estabelecimento, com o suporte de softwares. Assim, as empresas precisam ter conhecimento e estrutura necessária para fazer os lançamentos e cadastrar os produtos corretamente, pois qualquer erro trará impacto negativo. “O fisco terá um controle maior sobre todas as transações realizadas”, explica Leonardo.

Proatividade

As novas demandas por parte do fisco irão exigir uma proatividade maior dos profissionais de contabilidade, pois as empresas serão obrigadas a trabalhar com dados extremamente precisos. Muitas falhas passavam despercebidas e não causavam transtorno. “Agora, o simples fato de estornar um cupom fiscal porque o operador errou a placa do veículo pode causar conflito no Sped”, diz.

O conceito de muitos empresários de que o caixa do posto e o próprio bolso são uma coisa só também precisará ser revisto, já que o lançamento de todas as despesas ou retiradas, deverá, obrigatoriamente, ter a devida comprovação. De acordo com o consultor, cabe aos contadores orientar os clientes sobre a separação das contas pessoais e da empresa. “Controlar despesas pessoais junto à empresa não será possível, pois todas as despesas deverão ter nota fiscal”, explica Anderson Leonardo. 

Funcionários

O técnico afirma que as equipes de trabalho poderão ter alguma resistência em adaptar-se ao novo sistema. O argumento é de que os processos ficarão mais difíceis e complexos. “Os gestores devem explicar aos funcionários o motivo das novas regras e os benefícios que elas trarão”, diz. A orientação é de que as empresas tenham pelo um funcionário com conhecimento suficiente das rotinas fiscais e tributárias para estar na linha de frente. “Vai gerar custo, como toda mudança, mas será necessário capacitar o funcionário para exercer essa função”, argumenta Leonardo.

Por enquanto, os postos de combustíveis não tem a obrigatoriedade de adesão ao Sped Fiscal, pois o prazo final para a exigência está previsto para setembro de 2013.  Segundo Leonardo este é o momento certo para ir adequando os procedimentos da empresa para a chegada do Sped. “A base de dados do posto precisa estar com todos os parâmetros corretos, portanto, é hora de revisar cadastros de clientes, fornecedores e mercadorias e sanar qualquer contradição nas informações”. Outro ponto importante é garantir que o servidor, os sistemas de software e demais recursos necessários para a escrituração fiscal estejam em dia para que os lançamentos do contribuinte sejam exportados de forma íntegra. “Daqui para frente, o servidor será o coração da empresa”, conclui.

 Dicas

Cadastros de produtos

  • Use letras maiúsculas sem acentos.
  • Se for necessário abreviar uma palavra, abrevie todas no mesmo padrão e informe para os outros usuários do cadastro.
  • Nunca cadastre algo em duplicidade.
  • Complete todos os campos do formulário. Procure entender para o que servem aqueles que ficarem em branco e se afetam os outros campos.
  • Nunca use o mesmo cadastro para vender produtos que são comprados separadamente.
  • Preste atenção nas unidades de medidas ou embalagens diferentes.

Cadastro de grupos

  •  Uma divisão ampla de grupos facilita os relatórios.
  • Use nomenclaturas de forma que ao cadastrar um produto os outros usuários não fiquem em dúvida de qual grupo ele se encaixa. Exemplo: Grupo Serviço ou Grupo Lavação.
  • Jamais crie um grupo com os nomes: Diversos, Loja, Geral. Será difícil identificar os produtos posteriormente.